PENGERTIAN ARSIP

 Pengertian Arsip

a.  Secara bahasa

Arsip berasal dari bahasa Indonesia ada kata yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula”.

b.  Menurut  Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :

1)  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.

2)  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

c. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

d.  Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

1)      Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.

2)      Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

3)      Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

e. Kesimpulan:

Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

B.        Jenis-jenis Arsip

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

•           arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll

•           arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

•           Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.

•           Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.

•           Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

•           Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.

•           Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

• Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
• Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

• Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
• Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
• Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
• Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
• Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

• arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
• arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

C.        Penggolongan Arsip

Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokan dalam 4 penggolongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupun penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Empat golongan arsip itu adalah sebagai berikut :

1.      Arsip tidak penting

Adalah kelompok arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Misalnya, surat undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dan sebagainya. Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2.      Arsip biasa

Adalah arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B). Misalnya, surat pesanan, surat pengaduan, surat peringatan, surat tugas, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya.

3.      Arsip penting

Adalah puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda ( P ) . misalnya, naskah laporan, dta statistik, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya.

4.      Arsip sangat penting

Adalah puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsi ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V). Misalnya , akte pendirian, sertifikat,piagam penghargaan , dan arsip lain yang mempunyai nlai dokumenter.